Retrokonwersja
W ramach projektu zaplanowano również retrokonwersję, czyli przeniesienie informacji o zasobach bibliotecznych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu i Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy z tradycyjnych kart katalogowych do formy elektronicznej dla 15 tys. publikacji (10 tys. z kolekcji UMK i 5 tys. z UKW). Umieszczenie nowych rekordów w katalogach własnych obu bibliotek oraz przesłanie ich do bazy katalogu centralnego NUKAT i za ich pośrednictwem do światowego WorldCat znacznie ułatwi dostęp do informacji naukowej i przyspieszy jej wyszukiwanie. Opisy zostaną wykonane w standardzie MARC21 [MAchine-Readable Cataloging] z wykorzystaniem reguł katalogowania ISBN [International Standard Book Number] z elementami RDA [Resource Description and Access]. Oprócz tego wdrożenie w Bibliotece Uniwersyteckiej w Toruniu nowoczesnego systemu bibliotecznego ALMA & PRIMO VE firmy Ex Libris Deutschland pozwoli włączyć jej zasoby do ogólnopolskiej multiwyszukiwarki Primo VE w ramach projektu OMNIS, dzięki której zasoby te staną się częścią globalnych sieci danych bibliotecznych. W Bibliotece Uniwersyteckiej w Toruniu do zadania wyselekcjonowano nabytki z lat 80. i 90. XX w. oraz inne szczególnie cenne dla zbiorów książnicy. Publikacje te pozyskano z różnych źródeł od egzemplarza obowiązkowego, poprzez kupno oraz wymianę po dary krajowe i zagraniczne.
Opis bibliograficzny w formie zeskanowanej karty katalogowej - możliwość wyszukiwania jedynie przez tytuł publikacji. Źródło: http://www.kat.umk.pl/ksiazki/
Opis w katalogu komputerowym Horizon - możliwość wyszukiwania obok tytułu przez tytuł imprezy, instytucje sprawcze, hasła przedmiotowe. Źródło: http://opac.bu.umk.pl/webpac-bin/B_horizonPL/wgbroker.exe?new+-access+top+search+open+BIB+2704306
Idea retrokonwersji
Informacja katalogowa o zbiorach bibliotek przez wiele lat miała postać kart katalogowych uszeregowanych alfabetycznie według nazwisk autorów w przypadku dzieł autorskich lub tytułów publikacji w przypadku, gdy autorów było więcej niż trzech lub publikacja ukazała się pod redakcją. Katalog kartkowy uzupełniały tzw. karty odsyłaczowe, stosowane m.in. dla autorów prac wieloautorskich, redaktorów czy tłumaczy. Rewolucją stały się katalogi elektroniczne, które w Polsce rozwijały się od lat 90. XX w. Wraz z rozwojem systemów bibliotecznych jakość i zakres informacji katalogowej najpierw zmieniała się stopniowo i ewolucyjnie, dając nowe możliwości wyszukiwawcze według istotnych kategorii, np. serii czy słów z tytułów. Następnym krokiem było pojawienie się systemów wykorzystujących hasła wzorcowe, czyli pliki grupujące wszystkie formy nazw autorów, instytucji czy serii oraz hasła przedmiotowe. Obecnie zmiany te następują coraz szybciej, a stosowane narzędzia w postaci multiwyszukiwarek dają możliwość dostępu do informacji przez niemal każdy element zawarty w opisie bibliograficznym czy w hasłach wzorcowych. Obejmują one również zmianę ich struktury w celu przygotowania ich do widoczności w ramach sieci semantycznej oraz zwiększenia ich interoperacyjności.
Zakres informacji
Atutem umieszczania informacji katalogowej w przestrzeni cyfrowej jest zwiększanie zakresu jej dostępności. Przesyłana z katalogów o zasięgu lokalnym, poprzez narodowe katalogi centralne, trafia do międzynarodowych katalogów globalnych. Korzystać z nich mogą czytelnicy na całym świecie, którzy dzięki temu dowiadują się, gdzie dana publikacja jest dostępna. Toruńska Biblioteka Uniwersytecka współpracuje z Centralnym Katalogiem Nukat, tworzonym przez 171 bibliotek polskich (głównie naukowych). Przesyłane są tam nowe opisy bibliograficzne i hasła wzorcowe utworzone przez biblioteki. Katalog ten służy również do kopiowania danych bibliograficznych do katalogów lokalnych oraz dystrybucji informacji o lokalizacji książek, czasopism i zbiorów specjalnych.
Opis bibliograficzny w katalogu Nukat . Źródło: http://katalog.nukat.edu.pl/lib/item?id=chamo:4483189&fromLocationLink=false&theme=nukat
Za pośrednictwem katalogu Nukat opisy przesyłane są do największej bibliograficznej bazy danych na świecie WorldCat. Zawiera on ponad pięćset milionów opisów bibliograficznych wraz z informacją o lokalizacji trzech miliardów książek [źródło: https://www.oclc.org/en/worldcat/inside-worldcat.html].
Rekord bibliograficzny w katalogu WorldCat – książka dostępna tylko w jednej lokalizacji (za pośrednictwem katalogu Nukat). Źródło: http://www.worldcat.org/oclc/1080902641
Opis bibliograficzny w katalogu WorldCat – książka dostępna w wielu bibliotekach. Źródło: http://www.worldcat.org/oclc/12108231
Podobnie jak informacje dotyczące książek i ich lokalizacji, dane powstające w ramach kartoteki haseł wzorcowych udostępniane są w szerokim zakresie.
Tu warto zwrócić uwagę na odnośniki do ViaF [Virtual International Authotity File], ISNI [International Standard Name Identifier] i Wikipedii. Źródło: http://nukat.edu.pl/aut/n 2020200626
Dane o autorach, instytucjach czy seriach, powstające w wyniku opracowania publikacji, przesyłane są do Międzynarodowej Kartoteki Haseł Wzorcowych ViaF i za jej pośrednictwem udostępniane. ViaF to projekt prowadzony przez OCLC [Online Computer Library Center] we współpracy z bibliotekami narodowymi oraz konsorcjami bibliotek regionalnych i ponadnarodowych, który ma na celu upowszechnienie informacji w sieci oraz wykorzystanie kartotek haseł wzorcowych przez instytucje na całym świecie. Różne wersje nazw - np. autorskich, prezentowane są pod jednym, unikatowym identyfikatorem numerycznym. Dzięki nadawaniu im jednocześnie identyfikatorów URI [Uniform Resource Identifier] informacje te przechodzą z katalogów bibliotecznych do sieci semantycznej.
Lista haseł w bazie ViaF. Źródło: https://viaf.org/viaf/49975912/
Widok hasła osobowego w bazie ViaF z identyfikatorami URI. Źródło: https://viaf.org/processed/NUKAT%7Cn%202020200626
Wiązanie dostępów
W opisach bibliograficznych dostępnych w katalogach bibliotecznych umieszczane są informacje o dostępie do ich cyfrowych wersji, co zwiększa wykorzystanie materiałów zdigitalizowanych.
Źródło: http://katalog.nukat.edu.pl/lib/item?id=chamo:4440447&fromLocationLink=false&theme=nukat
Źródło: https://kpbc.umk.pl/publication/204847
Wykorzystanie informacji
Jednym z czynników ograniczających digitalizację publikacji są prawa autorskie, które decydują o możliwości umieszczania w sieci pełnych wersji publikacji. Bardzo pomocne w określaniu praw autorskich są kartoteki haseł wzorcowych, w których umieszczane są m.in. daty urodzin i śmierci twórców. Każdego roku na podstawie Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych, tworzonej przez biblioteki współkatalogujące w ramach katalogu Nukat, powstaje lista autorów, których dorobek wchodzi do domeny publicznej.